Фирмените събития дълго време се възприемаха най-вече като повод хората да се съберат извън офиса. Днес ролята им е по-широка. Те могат да подкрепят работодателската марка, да помогнат за въвеждането на промени, да изградят по-силна връзка с клиенти, да дадат сцена на нов продукт или да създадат среда за реални разговори между екипи, които иначе общуват предимно онлайн. Разликата между приятно събиране и работещ бизнес инструмент не е непременно в размера на бюджета, а в това дали форматът е създаден около ясна задача.
Една цел променя цялата концепция
Ако целта е да се подобри вътрешната свързаност между хора от различни отдели, програмата трябва да дава възможности за взаимодействие, а не само за пасивно гледане на сцена. Ако събитието е насочено към клиенти, съдържанието трябва да бъде релевантно за тях и да оставя пространство за разговори. Ако компанията представя нов продукт, всяка точка от преживяването може да бъде използвана, за да подкрепи посланието му. Затова организиране на корпоративни събития започва с дефиниране на резултата, който бизнесът иска да види след края, а не с избор на тема или декорация.
Форматът трябва да следва аудиторията
Един и същ сценарий не работи за всички. Ръководен екип от двадесет души има различни нужди от национална търговска организация с няколкостотин служители. Клиенти, партньори и служители също реагират различно на съдържание, продължителност и ниво на формалност. Добрата концепция отчита възраст, професионален профил, очаквания, език, мотивация за участие и дори начина, по който хората ще пристигнат. Когато аудиторията е ясна, решенията за локация, програма и комуникация стават много по-точни.
Преживяването започва преди самото събитие
Поканата, регистрацията, потвърждението, информацията за достъп и предварителната комуникация вече са част от събитието. Ако човек не разбира къде трябва да бъде, как да се регистрира или какво да очаква, напрежението започва преди да е стигнал до локацията. Обратно, ясната комуникация създава усещане за професионализъм и намалява оперативните въпроси към организаторите. След края също има възможност за продължение чрез материали, благодарност, анкета или последваща бизнес комуникация.
Съдържанието и атмосферата трябва да говорят на един език
Несъответствието между послание и среда лесно се усеща. Ако компания говори за иновации, а събитието е изградено по напълно стандартен и тромав сценарий, комуникацията губи част от силата си. Това не означава, че всяко събитие трябва да бъде технологично шоу. По-важно е изборът на пространство, визуална идентичност, музика, сценография и интеракции да подкрепя основната идея. Когато елементите са последователни, брандът се възприема не само чрез думи, а чрез цялостно преживяване.
Резултатът може да бъде измерван
Корпоративните събития често се смятат за трудни за измерване, защото не всяка полза се превръща веднага в продажба. Все пак могат да се използват конкретни показатели: процент присъствие спрямо поканени, активност по време на програмата, участие в дискусии, оценка на съдържанието, събрани контакти, последващи срещи или вътрешна обратна връзка. Измерването не трябва да бъде сложно, но е важно да бъде свързано с първоначалната цел.
Участието трябва да има причина, а не да бъде формално задължение
Особено при вътрешни формати е важно хората да разбират защо присъстват. Ако програмата повтаря информация, която спокойно може да бъде изпратена по имейл, мотивацията пада още преди началото. По-силен ефект има, когато физическата среща се използва за дискусия, работа по реални казуси, признание, networking или преживяване, което не може да бъде възпроизведено в стандартна онлайн среща. Това е особено важно за хибридни екипи, при които част от служителите пътуват специално. Стойността на деня трябва да оправдава времето им и да бъде видима за самите участници.
Полезно е също още в началото да се уточни какво няма да бъде част от проекта. Това пази екипа от постепенно разширяване на обхвата и позволява решенията да се вземат спрямо реалния бюджет. Ясните граници не ограничават креативността, а дават рамка, в която тя може да работи по-фокусирано.
Когато компанията третира събитието като част от своята комуникационна и бизнес стратегия, решенията стават по-смислени. Бюджетът се разпределя според ефекта, програмата се изгражда според аудиторията, а след края има данни, от които да се учи. Тогава фирменото събиране престава да бъде еднократен разход и се превръща в инструмент за отношения, култура и развитие на бизнеса.
Още подобни статии, даващи отговора на въпроса "Защо трябва да купим Acer от www.Notebook.bg?"
Теодор Захариев
