Участниците в съвременните конференции очакват повече от регистрация и хартиена програма. Те искат бърза информация, възможност да задават въпроси и лесен достъп до съдържанието. Затова дигиталните инструменти все по-често са част от цялостната организация.
От хартиена програма към информация в реално време
Преди голяма конференция участниците често получават програма по имейл или на хартия. Проблемът се появява, когато лектор смени часа си, зала бъде преместена или възникне нова дискусия. Разпечатаният вариант вече не е актуален. Дигиталната програма позволява промените да се отразяват централизирано и участниците да разполагат с по-актуална информация. Това намалява объркването, особено при събития с няколко паралелни потока и гости, които пристигат по различно време.
Ангажираност, а не само присъствие
Да бъдеш в залата не означава непременно да участваш активно. Когато хората могат да задават въпроси и да гласуват по време на сесия, те се включват по-лесно в разговора. Подобни инструменти са полезни и за модераторите: те виждат кои теми предизвикват интерес и могат да отделят повече време на важните въпроси. За организатора това е възможност да превърне еднопосочната презентация в обмен на мнения. Разбира се, технологията трябва да подкрепя съдържанието, а не да отвлича вниманието от него.
Какво предлага PINEVENTO
Разработеното от Insight Events приложение за събития PINEVENTO обединява програма, профили на участници и лектори, гласуване на живо, въпроси и отговори, библиотека, анкети и известия. На сайта му са представени и възможности за персонално брандиране и аналитични данни. Така участникът намира ключовата информация на едно място, вместо да търси сред множество съобщения. За екипа зад събитието това улеснява комуникацията, а за спонсорите създава допълнителни възможности за видимост в подходящ контекст.
По-смислени срещи между хората
Нетуркингът често е сред основните причини за посещение на професионален форум. Самото събиране на много специалисти обаче не гарантира нови контакти. Ясните профили на участниците и информацията за сесиите могат да помогнат на гостите да открият общи интереси. Организаторът може да съчетае дигиталните инструменти с достатъчно паузи, тематични разговори и удобни пространства за срещи. Важното е технологията да създава повод за реален контакт, а не да замества личното общуване.
Полза и за организатори, и за партньори
Дигиталната среда позволява по-ясно представяне на лектори, материали и партньорски инициативи. Известията са полезни за важни промени, но ако се изпращат прекалено често, могат да досадят. Затова е добре комуникационният план да определя кои съобщения са наистина необходими. Аналитичните данни и анкетите могат да покажат кои теми са привлекли интерес, без това автоматично да означава, че всички участници са останали доволни. Числата трябва да се допълват с качествена обратна връзка.
Достъпност и защита на информацията
При избор на дигитално решение е важно да се мисли и за хората, които не използват смартфон по време на събитието. Основните часове, адреси и промени трябва да могат да се получат и чрез информационен пункт или друг канал. Участниците следва да знаят какви данни предоставят и за какво се използват. Предварителният тест с малка група помага да се открият неясни менюта и пропуски в съдържанието. Подгответе кратки инструкции за достъп и контакт за техническа помощ. Така приложението улеснява всички, вместо да създава допълнителна бариера.
Технологията работи най-добре с добра организация
PINEVENTO е част от технологичния подход, който Insight Events описва при организирането на конференции и семинари. Но приложението само по себе си не може да поправи объркана програма или недостатъчна подготовка. Преди старта трябва да се проверят съдържанието, имената на лекторите, известията и достъпът на участниците. Добре е да има и алтернативен начин за получаване на ключова информация. Когато дигиталният инструмент е вписан в цялостния сценарий, той прави преживяването по-удобно, интерактивно и последователно.
Още подобни статии, даващи отговора на въпроса "Защо трябва да купим Acer от www.Notebook.bg?"
Новият модел лаптоп Acer Aspire ONE 756-1007 Xkk
Влиянието на музиката върху мозъка: Защо някои мелодии ни докосват дълбоко.
Смартфони Xiaomi Redmi
Интервю с Христо Стоичков: За футбола, феновете, Acer и www.Notebook.bg
Как софтуерът за управление на производството повишава ефективността на микро и малки предприятия
Лаптоп за работа и учене – кога втората ръка е по-разумна покупка
Теодор Захариев
